Si estás pensando en organizar una feria, una reunión de trabajo, un convite de empresa o cualquier otra celebración, debes saber cuáles son elementos imprescindibles dentro de una sala de eventos que no pueden faltar para que todo salga a pedir de boca.
En primer lugar, y antes de inspeccionar los diversos puntos y condiciones imprescindibles del local o sala de eventos, debes considerar los siguientes aspectos:
- Tipo de evento: No es lo mismo un evento corporativo de empresa que una comida de Navidad, una presentación oficial de un producto o la preparación de un festival de cine o un taller práctico universitario. Dependiendo especialmente del nivel de formalidad y de las necesidades específicas del evento, podrás comenzar a evaluar salas y espacios.
- Número de asistentes: El aforo es uno de los puntos clave a considerar, ya que si este es de un rango o de otro precisará diferentes tipos de espacios y características -tanto a la hora de un menú, como de limpieza, sillas y mesas, papelería corporativa, etc-. Dependiendo del alcance y de las características del evento, se precisará un espacio u otro.
- Catering: Si el evento incluye menú para los invitados o asistentes, deberán evaluarse las diferentes opciones de catering que el espectro de empresas brinda.
- Previsión meteorológica: Dependiendo de la época del año y de las posibles incidencias metereológicas, la sala de eventos será cerrada, al aire libre, con carpas, etc…
- Personal: La contratación de personal cualificado -desde responsables técnicos, técnicos de sonido, a guardarropa, vigilantes de seguridad, camareros o personal administrativo- es fundamental en la mayoría de eventos que acogen público.
Puntos fundamentales en una sala de eventos
Estos son algunos de los elementos imprescindibles de una sala de eventos:
- Buena iluminación: Especialmente en el caso de eventos formativos, conferencias y charlas o exhibiciones de productos, es muy importante contar con unas condiciones óptimas de iluminación para el evento.
- Comodidad y buena temperatura: Tanto el mobiliario como las sillas o sillones y la calefacción o el sistema de ventilación deben propiciar que todos los asistentes al evento se encuentren en estado óptimo para disfrutar del mismo. La insonorización de los locales también es requisito en torno a la organización de algunos eventos.
- Elementos tecnológicos: En muchos eventos es imprescindible contar con pantallas y proyectores, incluso tabletas, auriculares u ordenadores individuales por cada asistentes.
- Espacios para expositores: Especialmente en el caso de las ferias y congresos, las salas deberán tener las condiciones ideales para la instalación de los equipos y sus diversas características técnicas.
- Escenario: Tanto un atril para conferencias como un escenario para un acto en el que se entreguen galardones, se realice una actuación o una serie de ponencias es fundamental.
- Seguridad y legalidad: Cumplir con los requisitos legales, tener salidas de incendios, acceso para personas con diversidad funcional o que el edificio esté en estado óptimo para su uso es fundamental para una sala de eventos.
