Trucos para una óptima producción de eventos

Trucos para una óptima producción de eventos

Una óptima producción de eventos se caracteriza por una planificación exhaustiva de todos los detalles que forman parte de los preparativos para el mismo, desde asuntos previos a su relización como las redes sociales, las invitaciones o la pepelería corporativa, al alquiler de espacios y stands, la decoración, el contacto con ponentes o el catering.


Descargar el Ebook 




No importa que el acto que se vaya a a celebrar sea local o tenga un carácter internacional, el mágico lema para una óptima producción de eventos es organización, organización, organización. En ella, más incluso que en el propio presupuesto, reside la clave del éxito y requiere que sigas una serie de pasos y lleves el control sobre ello. Puedes valerte de herramientas como Evernote, Trello o Slack para descentralizar tareas y organizar todo con el resto de tu equipo.

Pasos para una óptima producción de eventos

  • Determinar el objetivo del evento: No es lo mismo presentar un producto nuevo que enriquecer la reputación de la marca con famosos influencers y congresistas, dar talleres para expandir el uso de una tecnología innovadora o regalar muestras de tu marca. Lo importante es que te enfoques en estas metas específicas y que estas sean medibles, realistas y consensuadas. 
  • Realiza un listado de tareas con las fechas de finalización de cada una para poder planificar mejor tu evento: Puedes puntuarlas según su escala de prioridad: el alquiler del espacio, el diseño de tu stand, la elección proveedores, la iluminación, las plazas de aparcamiento, la decoración, el catering o el WiFi. No olvides rastrear el mercado en busca de patrocinadores o partners, así como delegar funciones para que la producción de eventos sea más efectiva. 
  • Desglosar los costes: Debes marcarte máximos y mínimos de presupuesto según las exigencias de la compañía, su capacidad económica y el cálculo previo del retorno de la inversión (ROI).
  • Centra tus esfuerzos en la promoción: Una sólida estrategia de Social Media y la promoción mediante las redes sociales podrá hacer que el potencial exponencial de tu evento se multiplique y la afluencia de invitados cumpla con lo esperado. Facebook, Twitter, Periscope, Instagram, Snapchat o Google +, se convertirán en tus máximas aliadas, aunque también puedes iniciar campañas publicitarias con Google Adwords o Facebook Ads.
  • Revisa todo el día el evento: Los encargos que delegues deben realizarse correctamente, así como la atención a los invitados o los diversos servicios de acceso, atención a los consumidores, catering o limpieza.
  • Ten siempre un plan B a mano: Por si ocurre alguna emergencia,d debes tener un plan bajo la manga. Por ejemplo, una carpa reservada si el evento es al aire libre y el pronóstico es malo.
  • Prepara detalles para los invitados. Tarjetas de visita, regalos, muestras, camisetas o gforras con el logotipo de tu marca o un pendrive son detalles habituales en la producción de eventos para fidelizar a los clientes.
  • Solicita feedback al acabar el evento: Es importante que pidas opiniones para poder mejorar en relación a posteriores ocasiones y tengas la oportunidad de corregir fallos.





Servis - Eventos face to face




Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *