¿Qué tareas realiza un coordinador de eventos?

¿Qué tareas realiza un coordinador de eventos?

Organizar un evento no es tarea fácil: la cantidad de tareas que ello conlleva hace que las empresas que quieran celebrar cualquier tipo de evento requieran de los servicios de un coordinador de eventos. En este artículo descubrirás todo lo que un buen coordinador de eventos puede ofrecerte para que tu evento salga perfecto.





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Tareas del coordinador de eventos

Ya sea un evento social (bodas, comuniones, aniversarios…), corporativo (conferencias, congresos, viajes de trabajo, presentaciones…) o gubernamental (días festivos, actos ministeriales, visitas de Estado…) la cantidad de tareas a realizar y coordinar es muy extensa: logística, seguridad, banquete, espacio, decoración, música, iluminación… Podríamos distinguir tres etapas clave:

Planificación

  • Lo primero que hace el coordinador de eventos es reunirse con el cliente y absorber la máxima información posible acerca de lo que desea éste para el evento: objetivo, tipo, estilo… Esta reunión es clave para que el coordinador tenga claro qué desea obtener el cliente.
  • Tras esta reunión, el coordinador analiza las peticiones y aporta propuestas y soluciones a esa idea inicial para que vaya cogiendo cuerpo. Asimismo, se espera de él o ella un estudio de la competencia y la colaboración en la realización del presupuesto.
  • A partir de este punto el coordinador de eventos se convierte en el alma del cliente: debe supervisar todos los aspectos del evento tal y como lo haría el propio cliente.

Pre-evento: búsqueda y organización

  • Para que el evento sea un éxito, el coordinador debe buscar expositores, servicios, espacio, viajes, traslados, personal (camareros, personal de limpieza, de seguridad, cocineros…) así como cumplir con las normativas legales y protocolos en general.
  • También debe tener listo, antes del evento, cualquier detalle necesario para la ejecución del mismo: logística, aspectos técnicos y todo lo relativo al montaje.
  • Todo debe salir bien el día del evento, por lo tanto el coordinador debe:
    • Concretar todos los detalles con los proveedores
    • Revisar el correcto funcionamiento de los equipos técnicos
    • Ayudar a crear la estrategia de marketing, así como gestionar toda la información impresa (menús, minutas, programas, invitaciones…)

Evaluación

  • Es de vital importancia que el coordinador de eventos conozca en cada momento la situación del propio evento. Desde el presupuesto que se ha gastado, cuántas personas han asistido al evento a cualquier solicitud de alguno de los asistentes.
  • Tras el evento deberá realizar un informe acerca del resultado final del evento, haciendo números y obteniendo estadísticas para presentarlo al cliente.

coordinador de eventos
Como ves, las tareas a realizar son infinitas: aspectos técnicos, diseño, decoración, menús, marketing, presupuestos, estadísticas… Es por ello que el coordinador de eventos debe ser una persona abierta de mente, polivalente, multitarea y con una mente muy organizada, teniendo las cosas claras y entendiendo desde un principio lo que busca el cliente. Algunos puntos fuertes del coordinador deben ser:

  • Atento a los detalles, para que no haya ningún cabo suelto
  • Innovador y creativo, para buscar soluciones y distribuir bien los recursos
  • Observador y atento, para entender el concepto del cliente
  • Sociable y con actitud positiva, para relacionarse con proveedores, empleados y otras personas relacionadas con el evento

¿Alguna vez has requerido los servicios de un coordinador de eventos? ¿Cómo ha sido tu experiencia? Y lo más importante, ¿qué tal fue el evento? ¡Cuéntanos! Nuestra comunidad puede aprender mucho de tu historia.





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