El savoir faire del organizador de eventos

El savoir faire del organizador de eventos

El perfil del organizador de eventos tiene unas características bastante concretas, a la vez que amplias. Una de las más importantes es la versatilidad, pero, ¿qué más hace que el organizador de eventos muestre ese savoir faire en todo momento? Sigue leyendo y lo descubrirás.





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Aptitudes y habilidades del organizador de eventos

  • Hábil: debe saber afrontar retos y problemas de último minuto sin que cunda el pánico.
  • Resolutivo e imaginativo: debido a esos problemas o cambios de planes, debe saber buscar soluciones creativas siempre ajustándose a tiempos y presupuesto.
  • Versátil: lo que hoy llamamos “multitarea”. Tanto tiene que saber de decoración, como de permisos, contratos, presupuesto…
  • Sociable y comunicativo: imprescindible. El organizador de eventos es el punto de unión de todos los elementos que conforman un evento, por lo que la sociabilidad y la comunicación son puntos clave.
  • Creativo y atento a las tendencias: creatividad en todos los aspectos, no sólo en diseño y tendencias, sino también en la búsqueda de soluciones, resolución de conflictos, etc
  • Organizado: valga la redundancia, es clave que mantenga una buena organización, no sólo de su trabajo sino también del de colaboradores y personal. Debe poder ajustarse al presupuesto y a los timings acordados.
  • Buen negociador: el organizador de eventos debe cumplir a rajatabla el presupuesto acordado. Por lo tanto tendrá que negociar sí o sí con proveedores y colaboradores para que todos ganen.
  • Escucha al cliente: el organizador debe meterse en la mente del cliente y absorber cada una de sus peticiones, entender qué pide y hacerlo realidad.

Claves para desarrollar el savoir faire

La lista de cualidades parece una utopía pero no lo es: esas habilidades se ganan con el tiempo, con la experiencia, y con algunas de las claves que verás a continuación.

Contactos

Contactos, contactos, contactos y más contactos. El organizador de eventos debe tener una agenda llena de contactos con los que contar, ¡y cuánto más variados mejor! Ten en cuenta que, entre otros, un organizador deberá contar con la ayuda de:

  • decoradores
  • alquiler de material
  • alquiler de muebles
  • floristerías
  • seguridad
  • técnicos de iluminación y sonido
  • caterings
  • bartenders
  • medios de comunicación

Si además tiene en su agenda ciertos números de invitados, digamos, especiales, mucho mejor: personas de renombre, celebrities, personajes de actualidad…

organizador de eventos

Provisión de fondos

En la mayoría de ocasiones, ya se trate de un evento pequeño o de un macroevento, lo habitual es que el cliente pague al finalizar el evento. Esto significa que todos los gastos previos deben correr por cuenta del organizador de eventos. Éste se asegurará de pedir una buena provisión de fondos al cliente, pero también está bien que tenga cierta cantidad de retén para emergencias.

¿Especialización?

Seguro que has oído hablar del perfil wedding planner: estos profesionales se dedican exclusivamente a organizar bodas. Hay otras empresas que se centran en organizar eventos para empresas, tipo congresos o reuniones corporativas. Esta variedad es común en las grandes ciudades, donde hay mucha competencia y, al final, la especialización es un valor. En pueblos o ciudades más pequeñas es importante que te conozca por tu versatilidad.

Esfuerzo y dedicación

Dentro o fuera de la ciudad, especializado o no, con más o menos fondos o con más o menos contactos… Al final, el esfuerzo y la dedicación son la base para conseguir ese savoir faire. Dar voces, ser perseverante, comunicativo y esforzarse en cada evento por pequeño que sea.

¿Eres organizador de eventos? ¿Te sientes reflejado con estas características? ¿Te parecen correctas las habilidades que hemos mencionado o crees que falta alguna? ¡Cuéntanos!





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