Los 10 imprescindibles para la organización de eventos deportivos

Los 10 imprescindibles para la organización de eventos deportivos

Organización de eventos deportivos

1.- Empieza por el principio

¿Cuál es el objetivo del evento? ¿A quién va dirigido? ¿Qué deporte será el protagonista del evento y quién participará en él? Hazte todas las preguntas necesarias para empezar a planificar el evento.

2.- ¿Dónde celebrarás el evento?

Al aire libre, en una pista de atletismo, en plena calle, en un gimnasio u otro recinto privado o público… Ten en cuenta los pros y los contras de cada uno de los sitios que barajes, principalmente dependiendo del tipo de evento que sea. Por ejemplo, si es un partido de fútbol benéfico, piensa en que los participantes tendrán que ducharse y cambiarse después, por lo que las instalaciones deben tener vestuarios, duchas y todo lo necesario para ello.

3.- Calendario y timings

Calcula la mejor época para el evento, pon fecha y establece tiempos, como duración del evento, fechas de inscripción y un timing del propio día del evento: uno para la organización y otro para los participantes.

4.- Seguridad, permisos, licencias…

Desde seguridad para los asistentes, vallas de separación, control policial, plan de emergencia, así como servicios médicos preparados para posibles lesiones de los participantes… Piensa también en los permisos que tendrás que pedir al Ayuntamiento o estamento oficial: si hay que cortar calles, si usarás la vía pública, si sonará la música o venderás comida o bebida entre otras muchas cosas… Imprescindible: contrata un seguro de responsabilidad civil y un seguro médico.

5.- Delega y cuenta con personal de ayuda

Tanto desde la propia organización del evento deportivo como sobre el terreno. Desde los propios organizadores como los encargados de relaciones públicas, así como distintas profesionales que se dediquen a la atención al participante. Ten en cuenta que si la organización es correcta pero el personal defrauda a quienes participen en el evento, probablemente éstos no volverán en la próxima edición.





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6.- Vías de comunicación sobre el evento

Cuando tengas ya bastante avanzada la planificación del evento deportivo y tengas prácticamente todos los detalles cerrados es el momento de darlo a conocer: página web, app, anuncios, blog, flyers, invitaciones… Así como contactos en la prensa que darán visibilidad a tu evento entre los que se organicen en la zona.

7.- Inscripción de los participantes

Este punto, muy ligado a las vías de comunicación del punto 6, es clave para que tu evento tenga éxito, ya que sin participantes no hay evento. Piensa la mejor fórmula para la inscripción, crea un apartado en la página web del evento, pónselo fácil a quien quiera participar y te lo agradecerá, probablemente, recomendando a más posibles visitantes.

8.- Merchandising y entrega de premios

Piensa en todo lo que envuelve el evento deportivo, desde la línea de meta hasta trofeos, medallas o cualquier otro tipo de premio o detalle de participación, así como camisetas, ropa técnica, dorsales de participación…

9.- Árbitros, jueces, equipos de control…

¿Y quién entregará los premios? ¿Quién vela por el “fair play”? Todos los deportes tienen reglas y necesitas a profesionales que controlen que se cumplen: contrata árbitros, equipos de control y/o jueces que velen por ello.

10.- Cuenta con algún padrino o invitado VIP

Si puedes contar con algún personaje representativo del deporte en cuestión, la visibilidad de tu evento se multiplicará de manera exponencial. Contacta a equipos, representantes deportivos y otras entidades que puedan facilitarte contactos del sector.





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