Todo sobre la gestión de eventos deportivos

La gestión de eventos deportivos es una de las administraciones de eventos más complejas, dada la enorme dimensión que tienen la mayoría de estas actividades y la cantidad de asistentes que suelen acudir a los partidos y torneos, en muchas ocasiones miles de personas. En este artículo pretendemos darte algunas pautas y consejos para su planificación, que te resultarán especialmente útiles si eres principiante en la materia. ¡Toma nota!

Pasos básicos para la gestión de eventos deportivos

Define previamente el propósito del evento deportivo, cuál es el perfil de público al que se dirige y el nombre que tendrá, además de perfilar quiénes serán los participantes.
Rastrea hasta encontrar las instalaciones más apropiadas -al aire libre, en un espacio cerrado, ring, cancha u otra pista deportiva específica- e infórmate acerca de su disponibilidad, precios y condiciones de uso.
En base a la consulta de información marca diversos límites en torno al presupuesto, establece una comparación y escoge el espacio idóneo para las necesidades y propositos del partido o torneo que vas a gestionar.
Cuando los montos económicos hayan sido aprobados, indaga sobre la infraestructura que precisas– el vestuario, las oficinas administrativas o la sala para asistencia médica-, además del mantenimiento y los técnicos requeridos para la cobertura del mismo.
Tramita con un buen margen de tiempo los permisos, las habilitaciones, los seguros y las licencias, para cerciorarte de que todo el espectro legal está cubierto – aquí entran en juego muchos puntos y factores muy diversos como las canciones que deseas poner, los cortes de tráfico, la gestión de las aceras públicas, el acceso a la zona geográfica, los seguros de responsabilidad civil y la cobertura médica, los aparcamientos, etc-.
Debes asignar los puestos importantes relativos al evento deportivo: personas que coordinen las diversas actividades propias del evento y también los responsables técnicos.
Cuando todo el espectro anterior de pasos a seguir para planificar el evento haya finalizado, ya puedes, de forma oficial y a través tanto de medios físicos como de Internet, dar a conocer a los seguidores todos lo que deben saber sobre el mismo: cuándo se pueden inscribir, la fecha exacta del comienzo, el espacio concreto del evento deportivo, las vías de atención al cliente que tienen -correo electrónico, redes sociales, teléfono- y cualquier requerimiento importante sobre los accesorios, la vestimenta y las condiciones de participación, si es una actividad de carácter popular. Si es un espectáculo al que acuden como público facilita el precio de las entradas, la modalidad de compra y pago o las diferentes condiciones de pago al respecto.
Debes contratar a personas responsables del apartado de comunicación y relaciones públicas para que publiciten y difundan el evento durante los meses y semanas previos a la competición. Su labor será mantener permanentemente informados tanto a los participantes como a los asistentes, completar las inscripciones y preparar la entrega de galardones, el acto final, las ruedas de prensa y la difusión de todos los contenidos promocionales. No olvides trasladar y posicionar para SEO en la web toda la información relativa al evento.
Marca previamente cuáles serán las vías para promocionar acerca del evento deportivo: Puedes hacerlo mediante una plataforma web, un blog corporativo, carteles, folletos, invitaciones o acciones de email marketing. Debes publicar periódicamente y con constancia el ránking entre jugadores o equipos y sus principales estadísticas, además de los comentarios de los asistentes.
No te olvides de preparar las identificaciones del personal, – como los jueces de línea, recogepelotas y otro tipo de ayudantes técnicos- Las acreditaciones pueden hacerse por zonas, precios, colores o grupos, según la clase de evento.
Averigua y resuelve si debes contratar para cada partido o competición a un árbitro, juez y cronometrador, además de especialistas en retransmisión audiovisual como fotógrafos y cámaras. Ten en cuenta eldesplazamiento y hospedaje de los invitados especiales si es que los hay.
La seguridad debe ser una de tus principales prioridades: Encárgate de que exista un plan de emergencia y control policial potente, pudiendo trasladar a aquellas personas que se lesionen a un hospital o sala de primeros auxilios.
Por último, no olvides asignar espacios concretos para atender a los medios de comunicación y facilitar su adecuada cobertura, que también ayudará a mejorar la reputación y visibilidad del evento.