La gestión de eventos deportivos es una de las administraciones de eventos más complejas, dada la enorme dimensión que tienen la mayoría de estas actividades y la cantidad de asistentes que suelen acudir a los partidos y torneos, en muchas ocasiones miles de personas. En este artículo pretendemos darte algunas pautas y consejos para su planificación, que te resultarán especialmente útiles si eres principiante en la materia. ¡Toma nota!
Pasos básicos para la gestión de eventos deportivos
- Define previamente el propósito del evento deportivo, cuál es el perfil de público al que se dirige y el nombre que tendrá, además de perfilar quiénes serán los participantes.
- Rastrea hasta encontrar las instalaciones más apropiadas -al aire libre, en un espacio cerrado, ring, cancha u otra pista deportiva específica- e infórmate acerca de su disponibilidad, precios y condiciones de uso.
- En base a la consulta de información marca diversos límites en torno al presupuesto, establece una comparación y escoge el espacio idóneo para las necesidades y propositos del partido o torneo que vas a gestionar.
- Cuando los montos económicos hayan sido aprobados, indaga sobre la infraestructura que precisas– el vestuario, las oficinas administrativas o la sala para asistencia médica-, además del mantenimiento y los técnicos requeridos para la cobertura del mismo.
- Tramita con un buen margen de tiempo los permisos, las habilitaciones, los seguros y las licencias, para cerciorarte de que todo el espectro legal está cubierto – aquí entran en juego muchos puntos y factores muy diversos como las canciones que deseas poner, los cortes de tráfico, la gestión de las aceras públicas, el acceso a la zona geográfica, los seguros de responsabilidad civil y la cobertura médica, los aparcamientos, etc-.
- Debes asignar los puestos importantes relativos al evento deportivo: personas que coordinen las diversas actividades propias del evento y también los responsables técnicos.
- Cuando todo el espectro anterior de pasos a seguir para planificar el evento haya finalizado, ya puedes, de forma oficial y a través tanto de medios físicos como de Internet, dar a conocer a los seguidores todos lo que deben saber sobre el mismo: cuándo se pueden inscribir, la fecha exacta del comienzo, el espacio concreto del evento deportivo, las vías de atención al cliente que tienen -correo electrónico, redes sociales, teléfono- y cualquier requerimiento importante sobre los accesorios, la vestimenta y las condiciones de participación, si es una actividad de carácter popular. Si es un espectáculo al que acuden como público facilita el precio de las entradas, la modalidad de compra y pago o las diferentes condiciones de pago al respecto.
- Debes contratar a personas responsables del apartado de comunicación y relaciones públicas para que publiciten y difundan el evento durante los meses y semanas previos a la competición. Su labor será mantener permanentemente informados tanto a los participantes como a los asistentes, completar las inscripciones y preparar la entrega de galardones, el acto final, las ruedas de prensa y la difusión de todos los contenidos promocionales. No olvides trasladar y posicionar para SEO en la web toda la información relativa al evento.
- Marca previamente cuáles serán las vías para promocionar acerca del evento deportivo: Puedes hacerlo mediante una plataforma web, un blog corporativo, carteles, folletos, invitaciones o acciones de email marketing. Debes publicar periódicamente y con constancia el ránking entre jugadores o equipos y sus principales estadísticas, además de los comentarios de los asistentes.
- No te olvides de preparar las identificaciones del personal, – como los jueces de línea, recogepelotas y otro tipo de ayudantes técnicos- Las acreditaciones pueden hacerse por zonas, precios, colores o grupos, según la clase de evento.
- Averigua y resuelve si debes contratar para cada partido o competición a un árbitro, juez y cronometrador, además de especialistas en retransmisión audiovisual como fotógrafos y cámaras. Ten en cuenta eldesplazamiento y hospedaje de los invitados especiales si es que los hay.
- La seguridad debe ser una de tus principales prioridades: Encárgate de que exista un plan de emergencia y control policial potente, pudiendo trasladar a aquellas personas que se lesionen a un hospital o sala de primeros auxilios.
- Por último, no olvides asignar espacios concretos para atender a los medios de comunicación y facilitar su adecuada cobertura, que también ayudará a mejorar la reputación y visibilidad del evento.
¿Ya tienes claras las claves de la gestión de eventos deportivos?