Desglosando tu dinero: cómo establecer presupuesto para un evento

Desglosando tu dinero: cómo establecer presupuesto para un evento

Establecer presupuesto para la realizaciín evento no es nada fácil, pero si uno de los procesos fundamentales para que cualquier proyecto se salde con éxito. En si mismo, el presupuesto se trata de una importante herramienta para obtener una visión nítida de todos recursos tangibles y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito cada evento que organices.





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En este artículo te enseñaremos, paso a paso, a desglosar el presupuesto de cada evento, en base a los gastos y costes. En primer lugar, debes conocer los tipos de presupuesto.

  1. Cuando es el presupuesto el que se adapta al acto: Es habitual en la organización de congresos o conferencias, para las que se prepara un desglose de costes de acuerdo a una planificación genérica, a exigencias determinadas y a metas establecidas de forma previa por la marca o compañía. La estimación debe ser realista en torno a las eventuales ganancias y a las probabilidades de recuperar la inversión.
  2. Cuando a la inversa, es el evento el que se adapta al presupuesto: Esto sucede con la mayoría de eventos sociales en general, así como actos empresariales: lanzamientos de nuevos productos o jornada formativas. Los organizadores disponen de altas cifras monetarias para invertir y deben seleccionar los servicios y proveedores.

Pasos para establecer presupuesto para un evento

  1. Cuando tengas claros los propósitos del evento, debes planificar cada una de las tareas y fases de la ejecución del proyecto. 
  2. Redacta, según el orden de acontecimientos de la celebración, los diferentes elementos y sus costes.
  3. Calcula el total de gastos. Existen diferentes tipos de costes fijos -estos son aquellos que tienes que cubrir independientemente de la cantidad de invitados que acudan a tu evento-. Algunos de los más habituales son los siguientes:
    1. Producción pre-evento, gastos de personal designado y merchandising corporativo (folletos, carteles, etc)
    2. Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
    3. Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
    4. Alquiler de la localización del espacio del evento.
    5. Servicio de aparcamiento.
    6. Equipamiento técnico y profesionales multimedia, encargados del sonido, el vídeo o la fotografía, así como los responsables de la decoración.
    7. Dietas, transporte y alojamiento de ponentes e invitados.
    8. Protocolo de apertura y cierre de los actos.
    9. Traductores e intérpretes.
    10. Sistema de inscripción y acreditación
    11. Mantenimiento de la página web y servicios de Social Media.
    12. Actividades extra,
    13. Cobertura de seguro de equipamiento y personal
    14. Honorarios de otros servicios de tipo profesional.
    15. Servicio de montaje y desmontaje de stands.

Entre los costes variables, que dependen del número de invitados que acudan al evento, figuran:

  • Los materiales individuales: Acreditaciones y credenciales, folletos, programas o catálogos, detalles para los invitados y diplomas de asistencia.
  • Servicios de catering y bebidas o número de camareros.

También es muy importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.

Tras evaluar todos estos apartados, puedes presentar tu presupuesto final a los organizadores Lo ideal es que plasmes en un papel todo el desglose de costes de evento, incluyendo el nombre y año del evento, la fecha y la hora, cantidad de invitados, etc… 

¿Conoces algún truco más para establecer presupuesto para un evento?





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