Errores que no debes cometer en la organización de eventos

Errores que no debes cometer en la organización de eventos

En la organización de eventos, existen una serie de fallos y errores que pueden hacer que pierdas la oportunidad de llegar a tu público y consolidarte como referente en tu sector. Desde informarte negativamente a no cuidar los detalles, desatender a los invitados o tener un stand pobre, incómodo o poco acorde con la estética de tu empresa, estos factores pueden ser el preludio de tu fracaso.

Repasa los siguientes errores para no caer en ellos.





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Fallos que no debes cometer en la organización de eventos

  1. No controlar el tiempo y el espacio del evento: No es suficiente con conocer la cifra aproximada de asistentes para calcular mobiliario, elementos imprescindibles del espacio y otros factores, sino que es fundamental conocer la facilidad de acceso, las condiciones de seguridad, el aforo y el número de plazas de aparcamiento. P
  2. Pasar olímpicamente de la perseverancia y de la planificación previa: El detallismo, la minuciosidad y el cierre de todas las cuestiones relativas al evento es muy importante. Te recomendamos realizar ensayos previos, teorizar sobre los imprevistos y elaborar tablas y listas con todos los asuntos importantes. Ya decía la popular Ley de Murphy, “que si algo puede salir mal, saldrá mal”. Por ello es fundamental tener un plan B en la recamara.
  3. Contratar a dedo sin reparar en la calidad: Los eventos de carácter profesional no deberían estar pensados para que le des trabajo al primo de tu primo, sino que debes contar con una plantilla formada, con experiencia y dominio de idiomas si se requiere. Es importante que pongas anuncios y realices una prueba previa y un proceso de selección exhaustivo para encontrar a los mejores profesionales. Existen, además, agencias de azafatas que forman a su personal en protocolo, comunicación o relaciones públicas. Dales unas condiciones de trabajo dignas. 
  4. Invitaciones cutres: Estas son uno de los principales mecanismos de persuasión para que tus asistentes acudan al evento: es fundamental indicar si es precisa una vestimenta concreta, cuál es el horario, las zonas de aparcamiento o accesos al recinto, así como el menú básico -teniendo en cuenta los alérgenos-.
  5. No tener alternativas: Cuanta más variedad exista entre las actividades, mejor. Si es un evento de muchos días puedes incluir un programa deportivo, cultural o lúdico. Ten en cuenta que no todos los invitados tendrán los mismos gustos ni preferencias personales.
  6. Mera propaganda comercial: Aunque repartas folletos informativos, facilites el enlace a una página web, regales un libro físico o electrónico o proporciones enlaces a tus redes sociales, uno de los errores más frecuentes en la organización de eventos es saturar a los invitados y que estos vuelvan a sus casas cargados de papeles. Es recomendable tener una base de datos de invitados del evento, que además de ahorrar en tiempo y dinero , permitirá organizar futuros eventos, así como enviarles una newsletter en formato electrónico.

¿Cua´les de estos fallos comunes en la organización de eventos ha cometido tu empresa?



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