Elementos que no pueden faltar en una sala de eventos

Elementos que no pueden faltar en una sala de eventos

Si estás pensando en organizar una feria, una reunión de trabajo, un convite de empresa o cualquier otra celebración, debes saber cuáles son elementos imprescindibles dentro de una sala de eventos que no pueden faltar para que todo salga a pedir de boca.

En primer lugar, y antes de inspeccionar los diversos puntos y condiciones imprescindibles del local o sala de eventos, debes considerar los siguientes aspectos:





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  • Tipo de evento: No es lo mismo un evento corporativo de empresa que una comida de Navidad, una presentación oficial de un producto o la preparación de un festival de cine o un taller práctico universitario. Dependiendo especialmente del nivel de formalidad y de las necesidades específicas del evento, podrás comenzar a evaluar salas y espacios.
  • Número de asistentes: El aforo es uno de los puntos clave a considerar, ya que si este es de un rango o de otro precisará diferentes tipos de espacios y características -tanto a la hora de un menú, como de limpieza, sillas y mesas, papelería corporativa, etc-. Dependiendo del alcance y de las características del evento, se precisará un espacio u otro.
  • Catering: Si el evento incluye menú para los invitados o asistentes, deberán evaluarse las diferentes opciones de catering que el espectro de empresas brinda.
  • Previsión meteorológica: Dependiendo de la época del año y de las posibles incidencias metereológicas, la sala de eventos será cerrada, al aire libre, con carpas, etc…
  • Personal: La contratación de personal cualificado -desde responsables técnicos, técnicos de sonido, a guardarropa, vigilantes de seguridad, camareros o personal administrativo- es fundamental en la mayoría de eventos que acogen público.

Puntos fundamentales en una sala de eventos

Estos son algunos de los elementos imprescindibles de una sala de eventos:

  • Buena iluminación: Especialmente en el caso de eventos formativos, conferencias y charlas o exhibiciones de productos, es muy importante contar con unas condiciones óptimas de iluminación para el evento.
  • Comodidad y buena temperatura: Tanto el mobiliario como las sillas o sillones y la calefacción o el sistema de ventilación deben propiciar que todos los asistentes al evento se encuentren en estado óptimo para disfrutar del mismo. La insonorización de los locales también es requisito en torno a la organización de algunos eventos.
  • Elementos tecnológicos: En muchos eventos es imprescindible contar con pantallas y proyectores, incluso tabletas, auriculares u ordenadores individuales por cada asistentes.
  • Espacios para expositores: Especialmente en el caso de las ferias y congresos, las salas deberán tener las condiciones ideales para la instalación de los equipos y sus diversas características técnicas.
  • Escenario: Tanto un atril para conferencias como un escenario para un acto en el que se entreguen galardones, se realice una actuación o una serie de ponencias es fundamental.
  • Seguridad y legalidad: Cumplir con los requisitos legales, tener salidas de incendios, acceso para personas con diversidad funcional o que el edificio esté en estado óptimo para su uso es fundamental para una sala de eventos.





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