Cómo escoger empresa organizadora de eventos

Cómo escoger empresa organizadora de eventos

¿Estás buscando empresa organizadora de eventos y desconoces los criterios que debes seguir para hacerte con los servicios de aquella que esté más ajustada a tus necesidades? Existen 5 preguntas o puntos básicos a los que debes atender antes de contratar a un planificador de eventos, y te las vamos a detallar pormenorizadamente en este post.

Debes tener en cuenta que la labor de una empresa organizadora de eventos es la de responsable de que disfrutes de ventajas como las siguientes: beneficiarte de la información que maneja a diario, la experiencia ganada con cada evento que organiza, la cartera de proveedores de confianza con la que trabaja y su dedicación exclusiva, además de la optimización del presupuesto del que dispones. Eso si, antes de elegirla, repara en los siguientes puntos.





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5 puntos antes de escoger empresa organizadora de eventos

  • Fíjate en su área de especialización: Es mejor que la empresa esté familiarizada y cuenta con experiencia en la gestión de eventos estrechamente relacionados con tu sector. Si tienes una empresa de alimentación, es mejor no recurrir a une empresa que únicamente organice por ejemplo, eventos de tipo tecnológico. Lo mejor es que te informes exhaustivamente del área a la que están vinculados. Así, te asegurarás de que comprenden bien tus necesidades y que pueden personalizar el evento a tu gusto.
  • Consulta de forma completa todo el catálogo de servicios que ofrecen: Dependiendo si requieres la contratación de servicios concretos o una gestión integral, debes prestar atención e informarte sobre la empresa organizadora. Puede que precises catering, servicios audiovisuales, transporte, alojamiento, personal, traductores o interpretes, etc…Puedes solicitar una lista con los lugares y proveedores con los que ha trabajado.
  • Pregunta qué incluyen sus tarifas por adelantado: Existen diferentes modalidades de cobro. Desde tarifas fijas y presupuestos cerrados, costes por persona, tarifas por hora, etc… Pregunta si hay cargos adicionales por el personal de apoyo, si los gastos de viaje están incluidos, o si las comisiones de proveedores se reciben de forma directa.
  • Infórmate bien acerca del personal que trabajará en el evento, de la disponibilidad y de la formación especializada o experiencia que poseen: Puede que quepa la posibilidad de concertar diversas reuniones previas al evento.
  • ¿Cómo van a proteger su evento? La seguridad es un apartado fundamental, por lo que la empresa organizadora debe estar al día con todas las últimas regulaciones de salud y seguridad y estar familiarizado con la realización de evaluaciones de riesgo específicas para cada evento. Deben tener su propio seguro de responsabilidad y deben asegurar que todos los proveedores de eventos también estén asegurados adecuadamente.

En definitiva, tómate tu tiempo para evaluar a las diferentes empresas organizadoras de eventos antes de hacer tu elección. Estos puntos clave te ayudarán a separar lo bueno de lo malo, calificar las diferentes variables asociadas a la contratación de la empresa y desde luego, optar a una mejor optimización de tus recursos y de tu próxima acción de marketing en un evento como una feria o un congreso. No te olvides de comparar y contrastar todas las opciones con las que cuentas.





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