Claves para organizar eventos empresariales

Claves para organizar eventos empresariales

La organización de eventos conlleva ser responsable de muchos factores para que todo salga correctamente. Aunque los eventos en general tienen elementos comunes, es cierto que cuando se trata de organizar eventos empresariales se deben tener en cuenta ciertos principios importantes. Veamos qué tipo de evento empresarial podemos organizar y cuáles son las claves para que todo salga perfecto.





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Tipos de eventos empresariales

El objetivo del evento es lo primero que debes tener en cuenta antes de empezar a organizarlo. Variará radicalmente de un tipo de evento empresarial a otro. Aquí te dejamos una lista de los tipos de eventos empresariales que podrías organizar:

  • Conferencias y seminarios
  • Convenciones de ventas
  • Reuniones
  • Iniciativas de Team Building
  • Ferias y exposiciones
  • Ceremonias e inauguraciones
  • Lanzamiento de un nuevo producto o servicio
  • Ruedas de prensa
  • Entregas de premios
  • Junta de socios o accionistas
  • Aniversario de empresa
  • Cenas, comidas y desayunos a distinta escala (desde los típicos desayunos de trabajo hasta las cenas de gala o cenas especiales como de Navidad o verano)

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Claves para organizar un evento empresarial

El tipo de evento marcará los puntos clave. No obstante, a continuación encontrarás algunas pistas sobre los puntos de debes tener en cuenta.

Objetivo del evento

Ya sea una conferencia, una rueda de prensa, un desayuno de trabajo o una reunión de presentación, el objetivo debe ser claro. Según la meta que la marca quiera alcanzar se deberá establecer uno u otro objetivo. Dar a conocer un producto, reflejar cierta imagen de marca, mejorar la relación de los equipos de trabajo, entregar un premio… Cada uno tendrá un lugar, fecha, asistentes o menú distinto.

Lugar y fecha

Un evento cualquiera puede establecerse en fin de semana o por la noche. Cuando hablamos de eventos empresariales o corporativos tipo desayunos de trabajo, conferencias, seminarios, formaciones… los horarios deben ajustarse al máximo al horario de trabajo habitual de la empresa. El horario y la fecha se vuelven un poco más flexibles cuando hablamos de entregas de premios, cenas, inauguraciones… En estos casos, intenta que sea la noche del miércoles o del jueves, evitando el viernes si es posible.

Asistentes y lista de invitados

Es importante saber quién debe acudir al evento: ¿es un acontecimiento a nivel interno? ¿Interesa que la prensa acuda y se haga eco? ¿Se requiere entrada o invitación? ¿Habrá que abonar alguna cantidad?

Cátering y comida

Según el horario deberás tener en cuenta el tipo de comida que servirá el cátering o restaurante:

11:00h: café matutino, desayuno
13:00 – 13:30h: aperitivo
15:00 – 18:30h: picnics y meriendas
16:00h – 16:30h: hora del té o café
18:00h – 20:00h: cocktail
19:30 – 21:00h: cena
22:00 – 23:00h: baile

Diseño, decoración, ambientación

Es muy importante que la decoración case con el objetivo del evento y con la imagen que la empresa quiere dar. Por ejemplo, un negocio del sector tecnológico querrá dar una imagen de innovación y modernidad. En este caso, todos los elementos decorativos deben ir acorde a esta imagen que queremos dar.

Estos son algunos consejos que podemos darte en relación a la organización de eventos empresariales. ¿Qué te han parecido? Nos encantaría saber si te has encontrado en la tesitura de organizar algún evento de este estilo, ¿es así? ¡Háblanos de tu experiencia!





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