Cómo calcular el presupuesto de un evento

Cómo calcular el presupuesto de un evento

Calcular el presupuesto de un evento no se trata de un proceso sencillo, ya sea a la hora de ofrecer un precio competitivo al cliente o de invertir en la participación de tu propia empresa en una feria o congreso destacado de tu sector. Sin embargo, tampoco es un proceso imposible si tienes en cuenta una cuidadosa organización y mantienes un registro de todo lo que haces.

Examinando atentamente el presupuesto y analizando cualquier cambio a la vista, serás capaz de manejar las expectativas de forma adecuada y eludirás los gastos sorpresa. Cuenta con las siguientes claves para hacerlo todo más sencillo.





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Consejos clave para calcular el presupuesto de un evento

  1. Analiza los objetivos del presupuesto desde el principio: Cómo planea gestionar el presupuesto del evento es una conversación imprescindible con tu cliente. Escuche atentamente las necesidades y los deseos de su cliente, pero sea honesto sobre qué es posible con el presupuesto que se tiene. Y, por supuesto, deje que su cliente conozca si hay cosas que se pueden hacer para reducir costos.
  2. Considera los aspectos esenciales. Cada evento requiere gastos diferentes, pero algunos son estándar. Estos cargos pueden incluir los siguientes (pero no son los únicos):
    1. Servicio de comidas y bebidas
    2. Decoraciones
    3. Entretenimiento
    4. Equipos
    5. Regalos o detalles
    6. Seguro
    7. Promoción y marketing
    8. Materiales impresos
    9. Seguridad
    10. Transporte y viajes
    11. Stands
  3. Repasa la lista con tu cliente para determinar qué costos se pueden esperar y qué necesita realmente para el evento.
  4. Otorga a cada categoría del presupuesto la importancia determinada que tenga. Puedes incluir los siguientes datos en la hoja de cálculo, herramienta o aplicación de presupuestos de su elección:
    1. Título del producto
    2. Descripción/detalles del producto
    3. Proveedor asignado
    4. Monto proyectada/presupuestada
    5. Monto negociado
    6. Monto o costo real
    7. Pagos
  5. Cíñete a los máximos del presupuesto: El seguimiento de un presupuesto puede ser complicado. Por suerte, los planificadores de eventos tienen un número de herramientas de bajo costo o gratis a su disposición para hacer que el proceso sea más fácil. Además de administrar su presupuesto, algunas aplicaciones también pueden supervisar otros aspectos de planificación importantes, como recibos y kilometraje. Use una, o varias, de las siguientes herramientas para cumplir con el objetivo de principio a fin.
  6. Ten apoyo de carácter tecnológico: Algunas de las aplicaciones que puedes utilizar para calcular el presupuesto son las siguientes:
    1. Expensify
    2. Planning Pod
    3. Shoeboxed
    4. Smartsheet
  7. Ajústate sin perder calidad y ten en cuenta que pueden aparecer sorpresas: La creación de un presupuesto de contingencia puede darle un colchón de seguridad para todos aquellos gastos inesperados. Y si hay alguna posibilidad de que los gastos del evento excedan su presupuesto, dígaselo a su cliente inmediatamente para que puedan determinar la acción adecuada a seguir.
  8. Aprende de la experiencia. Cada evento que organices te dará la oportunidad de aprender de cualquier error y hacer un presupuesto es definitivamente un proceso de aprendizaje. Revise el presupuesto para determinar los gastos que hayas sobreestimado o subestimado.





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